Por Igor Meireles, sócio da área Contábil & Tributária da Bernhoeft
Mesmo sem alterações nas regras de distribuição de lucros e dividendos, erros nessa área já colocam empresas na mira da Receita Federal. De uma forma geral, com a digitalização crescente dos processos de fiscalização, práticas antes negligenciadas podem hoje resultar em autuações milionárias, perda de benefícios fiscais e até reclassificações tributárias com impacto direto no caixa da empresa e no patrimônio dos sócios.
A primeira etapa da Reforma Tributária, que entra em vigor em 2026, trará mudanças em tributos como PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS, mas ainda não alterará regras sobre a distribuição de lucros e dividendos. Ou seja, a legislação continua a mesma, o que aumenta a importância de seguir boas práticas já previstas em lei.
Ainda é comum ver empresas tratando a distribuição de lucros como uma simples retirada de caixa. Esse comportamento, além de equivocado, pode representar sérios riscos fiscais. Situações como ausência de pró-labore para sócios que atuam na operação, ou distribuição desproporcional ao contrato social, podem ser reclassificadas como remuneração ou até como doação disfarçada, sujeitas à cobrança de impostos, multas e autuações retroativas.
Para evitar problemas, o ponto de partida é manter uma contabilidade regular e bem documentada, com fechamentos periódicos e balancetes que comprovem a existência de lucro real para justificar a distribuição. Ter caixa disponível não significa ter lucro apurado. Em muitos casos, valores repassados ao longo do ano acabam sendo incompatíveis com o resultado final do exercício, o que pode levar à cobrança de INSS e Imposto de Renda sobre os valores pagos aos sócios.
Outro aspecto fundamental é a proporcionalidade das distribuições. Se os valores pagos aos sócios não seguirem a proporção de participação no capital social, é necessário que haja previsão expressa no contrato social e documentação adequada, como atas e recibos, comprovando a decisão. Sem esses registros, a prática pode ser considerada irregular e até caracterizar doação, sujeita ao ITCMD e a penalidades estaduais. Um caso recente julgado pelo TJ-SP reconheceu justamente isso: uma distribuição desproporcional entre parentes foi interpretada como doação disfarçada, resultando em cobrança de imposto e multa de 50%.
Também é essencial garantir o pagamento adequado do pró-labore aos sócios que exercem funções na empresa, com os devidos encargos trabalhistas e previdenciários. A ausência desse pagamento pode levar à requalificação fiscal. Já a distribuição de lucros, quando realizada com base em lucro efetivamente apurado e documentado, segue isenta de IR e INSS, um benefício importante, mas que exige rigor no cumprimento da legislação.
Mais do que uma formalidade contábil, a distribuição de lucros deve fazer parte da agenda de gestão estratégica das empresas. Ao invés de esperar mudanças legislativas, o mais prudente é agir agora: reforçar a governança, revisar o contrato social, documentar decisões e manter os números sempre atualizados. Assim, a empresa estará preparada para sustentar suas escolhas com segurança jurídica, previsibilidade financeira e tranquilidade para os sócios.