Especialistas da CBRdoc explicam como pequenas e médias empresas podem organizar sua gestão documental
A cada 12 segundos um documento é perdido em uma empresa no Brasil, segundo a pesquisa realizada em 2023 pela Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD). Para pequenos negócios, implantar uma estratégia de gestão documental pode parecer algo complexo ou distante da realidade. No entanto, o descontrole sobre os arquivos, físicos ou digitais, tende a gerar prejuízos com perda de tempo, retrabalho e riscos fiscais.
Na fase inicial de qualquer empresa, é comum que documentos fiquem espalhados em diferentes locais, como caixas, e-mails, pen drives ou nuvens pessoais. A ausência de uma estrutura mínima pode prejudicar a operação, o relacionamento com clientes e a obtenção de crédito. Para Rafael Galante, Co-CEO da CBRdoc, a solução começa com o mapeamento dos documentos críticos. “Organizar o que é essencial e entender os prazos de guarda é o primeiro passo para qualquer empresa, independentemente do porte”, explica.
De acordo com o Gartner, cada documento em papel custa cerca de US$ 4,82 para arquivar. Mas a grande surpresa vem quando ele é perdido: são US$ 120 para localizá-lo e até US$ 600 para recriar o conteúdo. Isso sem contar que as organizações investem um mês inteiro de trabalho anual apenas na procura de arquivos, segundo a PwC.
Equivale a um mês por ano dedicado apenas a buscas — tempo que pode ser investido em crescimento.”
A implantação pode ser feita em etapas. Uma dica é iniciar pelos documentos obrigatórios – contratos, registros contábeis, notas fiscais – e estabelecer uma rotina mínima de organização. “Muitas vezes, um pequeno negócio só percebe a importância da gestão documental quando é surpreendido por uma fiscalização ou perde um prazo. Nosso papel é mostrar que esse planejamento é acessível, mesmo com orçamentos reduzidos”, destaca Allan Jorge.
O uso de plataformas simples de armazenamento em nuvem, aliadas a um plano de indexação básico, já representa um avanço importante. Além disso, a cultura de controle deve fazer parte da rotina desde o início, com regras claras sobre nomeação de arquivos e backups frequentes.
