Erros operacionais e falhas de comunicação estão entre os principais fatores que comprometem a eficiência nas rotinas contábeis, segundo especialista
Tarefas refeitas devido a falhas evitáveis já comprometem até um quarto da produtividade dos escritórios de contabilidade no Brasil. A constatação integra um relatório da Potencialize Resultados, consultoria especializada em gestão de processos para o setor contábil, que identificou o retrabalho como um dos principais entraves à eficiência operacional.
Segundo Hygor Lima, fundador da consultoria Potencialize Resultados e idealizador do Método DITA, sigla para Documentar, Implantar, Treinar e Aperfeiçoar, o problema está diretamente associado à ausência de fluxos definidos, à comunicação informal entre as equipes e à falta de indicadores de desempenho. “Quando não há definição de processos, o trabalho é feito com base na memória e na urgência. Esse improviso cobra um preço alto na forma de retrabalho, atrasos e queda na qualidade da entrega”, afirma.
A análise considerou dados de mais de 400 escritórios assessorados pela consultoria e revelou que 73% das tarefas refeitas poderiam ter sido evitadas com medidas simples, como uso de checklists, revisão em dupla e implantação de indicadores de controle. O levantamento aponta ainda que o retrabalho não apenas afeta os prazos e a experiência do cliente, como também sobrecarrega os times e eleva os custos operacionais.
Para Lima, a solução passa por uma mudança de cultura. “A contabilidade ainda funciona, em muitos casos, como uma extensão do conhecimento do dono. Esse modelo centralizador é frágil. Quando o gestor se ausenta, os erros se multiplicam”, observa. O especialista defende que a profissionalização das rotinas, por meio de processos bem estruturados e delegação formalizada, é fundamental para reduzir perdas e garantir a escalabilidade do negócio.
Criado pelo especialista, com base em mais de uma década de atuação no setor, o Método DITA propõe uma transformação progressiva da operação contábil. A metodologia parte do diagnóstico dos gargalos internos, avança com a implementação de fluxos operacionais, promove o treinamento das equipes e consolida-se com o acompanhamento por indicadores de desempenho. Escritórios que já adotaram o modelo relataram redução de até 38% no retrabalho em períodos críticos, como o mês de julho.
Para Hygor, os desafios enfrentados pelos escritórios contábeis exigem mais do que soluções pontuais. Ele defende uma mudança estrutural na forma como os processos são conduzidos e alerta para a necessidade de profissionalização das rotinas operacionais. “A contabilidade precisa abandonar a cultura do improviso. Retrabalho recorrente não é um problema de pessoas, mas de gestão. O escritório que deseja crescer precisa tratar a operação como um sistema, e não como uma sucessão de tarefas isoladas”, conclui o fundador da Potencialize Resultados.