Falta de adequação aos novos campos de IBS e CBS poderá impedir emissão de documentos fiscais a partir de agosto

Empresas de todo o país têm até o fim de julho para adaptar seus sistemas de emissão de notas fiscais às exigências da Reforma Tributária. A partir de 3 de agosto de 2026, documentos fiscais emitidos por contribuintes do regime regular sem o correto preenchimento dos campos referentes ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) poderão ser automaticamente rejeitados pelos sistemas fiscais.

A exigência foi reforçada pelo Decreto nº 12.955, que regulamenta a CBS, e pela Nota Técnica nº 2025.002, versão 1.40, publicada no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Segundo Welinton Mota, diretor tributário da Confirp Contabilidade, a principal mudança não está na legislação em si, mas na operacionalização das novas regras.

“Na prática, o regulamento praticamente repete o que já estava previsto na legislação. O ponto mais relevante é operacional: a partir de agosto de 2026, será obrigatório emitir as notas fiscais com os novos campos do IBS e da CBS. O que muda agora é que as empresas já têm a confirmação de que documentos emitidos sem essas informações poderão ser rejeitados automaticamente pelos sistemas fiscais”, afirma.

Rejeição automática acende alerta

A nova etapa da implementação da Reforma Tributária transforma a adequação tecnológica em uma necessidade imediata para as organizações.

De acordo com a Nota Técnica nº 2025.002, documentos fiscais emitidos sem o correto preenchimento dos campos exigidos não serão autorizados pelos sistemas fiscais.

Para Welinton Mota, muitas empresas ainda tratam a Reforma Tributária como um tema jurídico ou estratégico, quando o impacto já alcança a operação diária dos negócios.

“Sem os ajustes necessários nos sistemas, a nota fiscal não será autorizada, o que pode interromper vendas, entregas e o fluxo de caixa das organizações”, alerta.

Municípios e estados já adaptam seus sistemas

A implementação do novo modelo tributário também mobiliza administrações estaduais e municipais.

Na capital paulista, a Secretaria Municipal da Fazenda informou que, a partir de 1º de agosto de 2026, a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) deverá ocorrer obrigatoriamente pelo chamado “layout 2”, desenvolvido para contemplar os novos campos de IBS e CBS.

Segundo especialistas, a movimentação dos fiscos demonstra que a Reforma Tributária entrou definitivamente em sua fase operacional.

“Os órgãos públicos já estão adaptando seus sistemas e comunicando as mudanças aos contribuintes. Isso demonstra que a implantação da Reforma Tributária entrou definitivamente na fase operacional e que as empresas precisam agir imediatamente para garantir que seus sistemas estejam preparados”, destaca Mota.

ERP e faturamento devem ser revisados

A recomendação dos especialistas é que as empresas revisem imediatamente seus sistemas de gestão, faturamento e emissão de documentos fiscais.

Entre as medidas prioritárias estão a atualização dos ERPs, revisão de parametrizações tributárias e realização de testes para validar a transmissão das notas fiscais dentro do novo padrão exigido.

“A nota fiscal é o coração da operação de qualquer negócio. Se o sistema não estiver preparado para atender às exigências técnicas do novo modelo, a empresa poderá ter sua emissão de documentos interrompida. Por isso, é fundamental conversar imediatamente com o fornecedor do ERP e realizar todos os testes necessários”, afirma o diretor tributário da Confirp.

Transição começa em 2026

O ano de 2026 marca a fase de testes da Reforma Tributária sobre o consumo.

Nesse período, será aplicada uma alíquota experimental total de 1%, composta por 0,1% de IBS e 0,9% de CBS. Os valores recolhidos poderão ser compensados com os montantes de PIS e Cofins.

A cobrança efetiva da CBS terá início em 2027, juntamente com a extinção desses tributos federais. A implementação completa do novo sistema ocorrerá de forma gradual até 2033.

Simples Nacional também deve avaliar impactos

Embora as exigências atuais atinjam principalmente contribuintes do regime regular, especialistas recomendam que empresas optantes pelo Simples Nacional também acompanhem de perto as mudanças.

Segundo Welinton Mota, a escolha das estratégias relacionadas ao aproveitamento de créditos tributários poderá afetar a competitividade e as relações comerciais dessas empresas nos próximos anos.

“Mesmo as empresas do Simples Nacional precisam analisar cuidadosamente os impactos da Reforma Tributária. A decisão poderá influenciar a competitividade e a relação comercial com clientes e fornecedores”, ressalta.

Para o especialista, o sucesso da transição dependerá do grau de preparação das organizações.

“A simplificação é um avanço importante, mas exige planejamento, investimentos em tecnologia e atenção aos detalhes operacionais. Quem não adequar seus sistemas até agosto corre o risco de ter notas fiscais rejeitadas e enfrentar dificuldades para faturar”, conclui.